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Centre intégré de santé et de services sociaux
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Centre intégré de santé et de services sociaux du Bas-Saint-Laurent – Portail emplois

Assistant-chef du service des archives ou assistante-chef du service des archives

  • MRC de La Matanie
  • $25.22 - $37.49/heure
  • Temps complet permanent
  • Jour

En constante évolution et fier de desservir sa population en lui offrant des soins et services de qualité, le CISSS du Bas-Saint-Laurent se veut une organisation partenaire de sa communauté, valorisant une approche humaniste et responsable, fondée sur l’expertise et l’engagement de chacun.

Description (rôle, responsabilités, exigences)

Archiviste médical ou archiviste médicale qui, tout en travaillant comme archiviste, assiste le ou la chef du service des archives et le ou la remplace durant les absences suivantes :

a) Les congés hebdomadaires,
b) Les congés fériés,
c) Les congés annuels,
d) Toute autre absence n'excédant pas un (1) mois continu.
Il ou elle participe à l'administration courante du service.

Rôles et responsabilités générales :

• Assure la surveillance des activités du service et de la performance des employés(es). Cerne les problèmes et propose des solutions à son supérieur immédiat,
• S’assure du remplacement du personnel en complétant les demandes de remplacement selon les procédures organisationnelles,
• Collabore à la production des horaires de travail, valide celles-ci et fait les ajustements nécessaires en regard de la réalité du service,
• Assure la conformité, valide et ajuste les relevés de présences des employés pour l’approbation,
• S’implique à l'élaboration, à la révision et à l'application des politiques et procédures du service,
• Participe à la définition du rôle, des objectifs et des priorités du service en conformité avec la mission de l'établissement et de sa direction,
• Informe et conseille le gestionnaire des archives médicales sur l'aspect professionnel du service,
• Supervise les rencontres statutaires du service des archives médicales,
• Participe à l'élaboration et à la révision des procédés de travail, dans le but de les simplifier et d'améliorer la qualité du service,
• Au besoin, restructure les tâches des postes de travail en collaboration avec son supérieur immédiat,
• Assure la supervision relative à la gestion de dossiers, à la mise en code des éléments des dossiers, à l'analyse quantitative et qualitative des dossiers, à l'application de la politique de divulgation des informations inscrites au dossier,
• Informe des besoins d’orientation en prévision des remplacements et en cas de problématiques particulières,
Description des responsabilités
• Collabore, au besoin, à la sélection du personnel,
• Contribue à l'orientation et voit à intégrer les nouveaux membres du personnel,
• Assiste à la supervision des périodes de probation de tout nouveau membre du personnel,
• Prend part à la supervision des stagiaires,
• Participe à l'appréciation du rendement du personnel,
• Collabore au développement et au maintien des communications entre les membres du personnel,
• Complète les diverses requêtes nécessaires pour la bonne marche du service,
• Informe les employés(es) des messages particuliers,
• Effectue la première intervention lors de problématiques avec un ou des employés,
• Supervise et participe aux recherches de dossiers mal classés et/ou perdus et les reconstituent au besoin,
• Répond aux besoins des employés(es) et autres professionnels dans le cadre de ses fonctions,
• Assume la responsabilité du service des archives en l’absence du gestionnaire du service,
• Répond ou délègue les diverses demandes de recherches,
• Assure le suivi des dossiers entreposés,
Conseille le gestionnaire sur tout achat ou renouvellement d'équipement après consultation avec le personnel,
• Favorise le développement et la connaissance de sa profession,
• Planifie et soumet des projets en vue d'améliorer la qualité des services en collaboration avec le personnel,
• Supervise les besoins d’approvisionnement en ressources matérielles du service,
• Accomplit toute autre tâche connexe en lien avec sa fonction et la réalité de son poste dans ce milieu géographique.

Rôles et responsabilités spécifiques :

Sous la responsabilité du coordonnateur des services d’archives, d’inhalothérapie, de nutrition clinique et de réadaptation hospitalière et externe, l’assistante chef archiviste assiste celui-ci à la gestion courante du service et assume les responsabilités relatives à la gestion des dossiers, à la mise en code des éléments des dossiers, à l’analyse quantitative et qualitative des dossiers, à l’application de la politique de divulgation des informations inscrites au dossier. Elle assume la recherche, collige, analyse et interprète les données statistiques. Elle collabore avec l’équipe professionnelle, à l’enseignement et à l’évaluation par critères objectifs des dossiers. Elle est responsable de l’application des procédures relatives à la gestion des dossiers physiques et électroniques des usagers. Le titulaire de ce poste assume également la responsabilité de l’application des politiques et procédures en lien avec l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. La personne est également responsable de la gestion documentaire et collabore au suivi de l’application de la politique et des procédures reliés à la catégorisation et la sécurité des actifs informationnels.

• Assure le respect des normes de confidentialité, de protection des renseignements personnels et de la sécurité des actifs informationnels,
• Applique la politique et les procédures de divulgation des informations inscrites au dossier,
• Traite les demandes d’accès complexes (ex. : usager décédé, coroner, collège des médecins, etc.),
• Effectue l’analyse quantitative et qualitative des dossiers selon les circulaires ministérielles,
• Codifie les éléments pertinents des dossiers selon les directives ministérielles,
• S’occupe des parachèvements de dossiers incomplets selon les règlements internes,
• Effectue la saisie des données dans les différents registres (SIRTQ, dons d’organes, Infarctus, etc.),
• Collige, analyse et interprète les données statistiques requises pour les projets de recherche,
• Collabore avec l’équipe professionnelle et médicale à l’enseignement et à l’évaluation par critère objectif des dossiers,
• Intervient rapidement pour contrer toute forme d’abus, de violence, de négligence et tout comportement jugé inacceptable à l’égard d’un usager, et ce, selon la politique en vigueur dans l’établissement,
• Description des responsabilités
• Participe aux activités de perfectionnement requises par sa fonction ou par son supérieur immédiat selon les besoins,
• Connaît et respecte les orientations, directives et règlements de l’établissement,
• Contribue à véhiculer une image positive de son milieu de travail,
• Participe à des comités ou des groupes de travail à la demande de son supérieur immédiat,
• Démontre de l’écoute et du respect dans ses actions auprès des usagers et de leur entourage, et ce, conformément au code d’éthique.

Sécurité :

• S’assure que l’environnement, le matériel, l’équipement répondent aux normes de sécurité,
• Signale à la personne responsable tout matériel défectueux et toute situation à risque,
• Respecte les mesures d’hygiène de base et de prévention et contrôle des infections,
• Applique le plan des mesures d’urgence selon les procédures en vigueur,
• S’assure de la propreté, de la salubrité des lieux et assure le maintien d’un environnement sécuritaire pour l’usager, le personnel et les visiteurs,
• Assure l’intégrité des données saisies dans tout système d’information (papier et électronique) et préserve la confidentialité des renseignements des usagers,
• S’assure de mettre sous clé tout article de valeur (argent, facture à payer),
• Informe son supérieur de tout incident/accident dont il est témoin, remplit et remet, dans les plus brefs délais, le rapport AH-223 à la personne responsable,
• Informe son supérieur de toute anomalie.

Qualifications

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en archives médicales ou un diplôme d'archiviste medical d'une école reconnue par le ministère competent ou un diplôme reconnu par l'Association des gestionnaires de l'information de la sante du Quebec ou par le College des archivistes médicaux du Canada,
• Etre membre de l'Association des gestionnaires de l'information de la sante du Quebec ou de l'Association des archivistes médicales du Canada,
• Les candidats retenus devront se soumettre à un processus de selection visant à verifier leurs competences et aptitudes pour occuper le poste (test et entrevue).

Information additionnelle

**Ce poste est affiché en simultané à l’interne et à l’externe, les candidatures internes seront priorisées. **

Programme d'accès à l'égalité en emploi

Nous souscrivons au principe de l'accès à l'égalité à l'emploi et les candidatures des minorités visibles, des minorités ethniques, des autochtones, des personnes handicapées et des femmes sont encouragées. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Nous communiquerons seulement avec les personnes dont la candidature est retenue.

Catégorie d'emploi :
Techniciens et professionnels de la santé et des services sociaux
Période d'affichage :
Le 1 novembre 2023
Période de retrait :
Le 30 décembre 2024
Numéro de poste :
J0323-0124
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